Trik-trik Mencopy atau Memindahkan Lembar Kerja Excel

 Memindahkan Lembar Kerja Excel

 Ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk mengcopy atau memindahkan sejumlah data dalam satu sheet excel baik secara keseluruhan maupun sebagian.

CARA PERTAMA : Menggunakan Menu Pop-up Tab Sheet.
Ada sejumlah data dalam sebuah sheet excel, ingin Anda copy seluruhnya atau ingin Anda pindahkan letaknya lakukan sebagai berikut. Misal data tersebut sebagai berikut.

Data di atas hanya contoh saja tidak perlu Anda bikin. Anda bisa mengambil contoh data Excel Anda sendiri. Di sini hanya menjelaskan caranya saja dan silahkan diikuti cara tersebut.

1. Kita ingin mengcopy atau memindahkan data sheet “Jurnal“. Klik kanan tab sheet Jurnal lalu pilih Move or Copy.
   
2. Perintah mencopy data dalam lembar kerja yang sama.
   Keterangan :
   
   • Beri tanda centang pada Create a copy adalah perintah untuk mencopy data. Pilih Buku Besar data hasil copy akan diletakkan sebelum sheet Buku Besar. Pilih jurnal.xls adalah perintah copy dalam area file jurnal.xls.
   • Tanda centang pada Create a copy dikosongkan maka perintahnya adalah memindahkan data.
     
   • Pilih (New book0 pada kota bagian atas maka data akan dicopy atau dipindahkan ke lembar kerja baru atau file baru.
     

CARA KEDUA : Blok seluruh isi sheet dan copy atau pindahkan ke sheet lain yang kosong.

1. Untuk memblok seluruh isi sheet gunakan perintah Ctrl A (klik bersamaan) atau klik kotak header pada bagian kiri atas.
   Masih pada sheet data yang diblok, Lalu klik Ctrl C (untuk mencopy) atau Ctrl V (untuk memindah).
2. Kemudian bukalah sheet kosong dan letakkan kursor pada bagian awal atau Sel A1, lalu klik Ctrl V.

agar halaman pertama berbeda dengan halaman yang lain

 

Cara agar halaman pertama berbeda dengan halaman yang lain

Membuat dokumen baik proposal, skripsi, karya tulis, karya ilmiah, cerpen dan lain sebagainya di Ms Word haruslah dilengkapi dengan memberi nomor halaman. Hal ini bertujuan untuk mempermudah pembaca, mengurutkan lembar halaman dan sebagai bahan referensi yang diharuskan untuk menyebutkan halaman tertentu serta sebagai syarat suatu dokumen tersebut.

Kebutuhan pemberian nomor halaman terkadang berbeda-beda. Dalam satu file bisa saja terdapat beberapa format penomoran halaman seperti halaman dengan angka romawi i, ii, iii, … dan 1, 2, 3, … tutorialnya bisa anda baca dihalaman ini. Dalam hal yang lain, hanya halaman pertama saja yang berbeda sedangkan halaman berikutnya seperti biasa. Untuk mengatur halaman pertama berbeda dengan halaman yang lain dapat diikuti langkah-langkah berikut :

1. Buka ribbon Insert kemudian pada group menu Header&Footer Klik Page Number lalu pilih letak nomor halaman yang anda kehendaki Top of Page atau Bottom of Page.
2. Maka nomor halaman telah ditambahkan mulai dari halaman pertama
3. Pada Tab Design aktifkan atau beri tanda centang pada Different first page
   
   


4. Setelah itu silahkan anda ubah atau anda hapus nomor halaman pada halaman pertama, maka tidak akan berpengaruh pada halaman yang lain.

Sharing workbook

Sharing Workbook

Sharing workbook adalah fasilitas penggunaan file Excel secara multiuser, yakni penggunaan satu file Excel secara bersama-sama. Setelah sebuah di-share, sebuah file Excel atau workbook dapat di-edit oleh beberapa orang sekaligus secara simultan, baik nilai, format, maupun data-data lain yang terdapat dalam workbook. Dengan cara ini suatu tugas dapat dikerjakan bersama-sama dengan output sebuah file tunggal. Dengan pembagian tugas yang jelas dan manajemen yang tepat, tugas tim dapat dikerjakan lebih efektif dan dapat selesai lebih cepat.

Pada prinsipnya fasilitas ini memanfaatkan dukungan File and Printer Sharing Windows. Harap diperhatikan, setelah Anda men-share workbook maka beberapa fasilitas dasar Excel menjadi tidak dapat lagi dilakukan. Fasilitas yang dimaksud adalah: merge cell, delete atau insert row-column, delete workshet, mengubah dialog box dan menu, conditional format dan data validation, insert charts, pictures, objects, atau hyperlinks, menggunakan drawing tools, membuat password, melihat, mengubah atau menyimpan scenarios, group atau outline data, insert subtotals, membuat data tables, membuat pivottable atau pivotchart, serta membuat macro.

Windows membatasi jumlah maksimal pengguna yang dapat menggunakan file Excel yang telah di sharing dalam suatu waktu adalah 256 orang. Pengguna file ini dapat dibatasi hak penggunaannya dengan mengatur permission yang diset didalam suatu folder sharing network. Dengan kata lain, jika user memiliki akses penuh/full permission atas suatu folder sharing maka ia mempunyai akses yang sama terhadap file Excel tersebut.

Membuat Sharing Workbook

Untuk membuat file Excel dapat diakses secara bersama-sama, ikuti beberapa langkah berikut:

1. Melalui Windows Explorer, Tentukan folder yang akan Anda gunakan sebagai tempat penyimpanan file Excell Anda. Aktifkan file sharing dengan Klik Kanan Folder > Sharing and Security
2. Pilih Share this folder on The Network. Tandai check box Allow Network Users to Change My Files.
3. Kemudian dari Excell, Buka file Anda kemudian pilih Tools > Share Workbook > tab Editing.
4. Tandai check box Allow changes by more than one user at the same time, kemudian klikOK.

5. Akan muncul kotak dialog Save Workbook. Silakan simpan file yang telah di share ini di dalam folder yang telah di-Share sebelumnya. Dari folder inilah user-user yang Anda inginkan dapat mengakses file Excell ini.

Fasilitas Advanced pada Share Workbook

Jika kita lihat gambar di atas, terdapat tab Advanced di sebelah tab Editing dengan detail sebagai berikut:

1. Track changes :

- Keep change history for 30 days. Dengan menandai pilihan ini, maka segala perubahan yang terjadi selama 30 hari akan disimpan. Logikanya jika ada beberapa data yang sebenarnya tidak ingin diubah, namun ternyata ada user yang telah mengubahnya, maka data dapat di-restore/dikembalikan.
- Don’t keep change history. Pilihan ini membuat Excel tidak mencatat history setiap perubahan yang terjadi.

2. Update change :

- When file is saved. Pilihlah ini jika Anda ingin setiap perubahan yang dilakukan oleh masing-masing user dapat diupdate ke dalam file Excel saat menyimpan file.
- Automatically every 15 minutes. Pada pilihan ini masih terdapat dua opsi, yaitu :
Save my changes and see others’ changes. untuk menyimpan Excel Anda tiap 15 menit sekaligus memperlihatkan perubahan-perubahan yang dilakukan oleh pengguna lainnya.
Just see other users’ changes. File Excel Anda tidak akan di Save setiap 15 menit sekali, tapi namun hanya menampilkan perubahan-perubahan yang dilakukan oleh pengguna selain Anda.

3. Conflicting changes between users :

- Ask me which changes win. Pilih pilihan ini berfungsi untuk memunculkan peringatan setiap ada perubahan yang terjadi pada cell/lokasi yang sama oleh beberapa pengguna sekaligus. Excell akan melakukan konfimasi perubahan oleh pengguna mana yang akan disimpan.
- The changes being saved win menentukan perubahan paling akhir yang akan disimpan. Update ini menimpa penyimpanan sebelumnya yang dilakukan oleh pengguna manapun.

4. Include in personal View:

- Print settings. Pilihan ini membuat print setting tiap pengguna akan selalu disimpan khusus untuk masing-masing dan tidak saling tumpang tindih. Print setting ini akan berubah jika pengguna sendiri yang merubahnya. Dengan kata lain, masing-masing user mempunyai setting print yang berbeda sesuai yang diinginkan.
- Filter settings. Filter-filter yang telah dibuat seorang pengguna buat tidak akan berubah walaupun pengguna lainnya mengubahnya. Filter setting akan berubah jika pengguna yang bersangkutan yang merubahnya sendiri.

Membuat Sharing Workbook dengan Menjaga History Agar Tidak Terhapus Oleh Yang Tidak Berhak

Pada pilihan default, Windows memberikan hak pengguna yang pertama kali membuka workbook menjadi pengguna exklusif, artinya ia dapat saja mengubah settingan workbook, atau bahkan menutup sharing workbook. Saya sarankan Anda ikuti langkah berikut agar sharing workbook tidak berubah serta history setiap perubahan tidak terhapus oleh pengguna yang tidak memiliki hak:

1. Buka Tools > Share Workbook.
2. Hilangkan tanda pada check box Allow changes by more than one user at the same time, kemudian klik OK.
3. Buka Tools > Protection > Protect Shared Workbook.
4. Tandai check box Sharing with track changes.
5. Isi passwordnya, lalu klik OK.
6. Konfirmasi ulang passwordnya, lalu klik OK.

Mengijinkan dan Menggagalkan Perubahan Yang Terjadi

• Untuk mengetahui apa saja yang berubah, Pilih Tools > Track Changes > Highlight Changes.
• Untuk mengijinkan dan Menggagalkan perubahan yang terjadi, Anda dapat memilih Tools > Track Changes > Accept or Reject Changes.
  

Data Validation

Cara Menggunakan Data Validation

Langkah pertama
Buat form isian dulu.
Agar tidak kesulitan, ikuti saja contoh gambar dibawah.


Langkah kedua
Kita akan membuat aturan dimasing-masing cell inputan. Kita buat pada inputan pertama dulu.
Seperti pada gambar diatas, select Cell C4. (Catatan: form harus sama persis seperti diatas. Biar sinkron..).

Langkah ketiga
Pada Tab Data, klik Menu Data Validation.



Langkah keempat
Akan muncul sebuah window untuk melakukan setting. Di-window inilah kita menentukan aturan terhadap cell yang kita pilih yaitu Cell C4.



Coba pilih Tab Setting. Selanjutnya pilih Text length.
Artinya, Cell C4 ini, akan kita buat aturan terhadap jumlah karakter yang boleh di-inputkan didalamnya.
Untuk contoh, kita pilih Less Than. Dan nilai maksimumnya adalah 20. Artinya, jumlah karakter yang boleh di-inputkan ke dalam Cell C4 paling banyak (maksimum) 20 karakter saja.



Selanjutnya, pada Tab Message, kita tulis petunjuk aturan pengisian.



Dan pada Tab Alert, kita tulisa peringatan jika isi menyalahi aturan.
Dan klik OK.

Langkah kelima
Coba kita lakukan pengetesan. Berfungsi tidak Data Validation kita?
Coba pilih Cell C4.



Jika sukses, saat kita meng-aktifkan/memilih Cell C4, maka akan muncul sebuah petunjuk aturan inputan seperti pada gambar diatas.
Dan, cobalah isi dengan karakter sebanyak lebih dari 20 karakter.



Jika sukses, maka akan muncul sebuah peringatan bahwa jumlah karakter melebihi aturan. Persis seperti yang kita tulis tadi.
So.. Untuk inputan pertama (Cell C4), kita sudah sukses.

Langkah Keenam
Sekarang, kita lanjut ke isian berikutnya, yaitu Cell C5.
Pada Cell C5 ini, jika sesuai dengan contoh maka kita ingin membuat isian tentang Jenis Kelamin.
Tentu kita ingin, pengisi form hanya mengisi satu dari dua pilihan.
Laki-laki
Perempuan
Dan pastinya, lebih mudah jika kita bisa memberikan sejenis pilihan untuk pengisi form. Dan pengisi form tinggal memilih saja. Misalkan, jika kita klik cell, maka akan muncul dropdown untuk dipilih. Bisakah?
Tentu bisa!
Caranya, select Cell C5, kemudian lakukan seperti langkah ketiga (Klik Menu Data Validation).
Saat window setting muncul, Pada Tab Setting, pilih List.



Pada bagian Source, pilih cell yang akan kita jadikan tempat menyimpan data pilihan. Apa itu?
Yah, untuk sementara ini, ikuti saja contoh pada gambar diatas. Pilih B13:B14.
Ingat-ingat ya.. B13:B14 !
Sedangkan pada Tab lainnya (Input Message dan Alert), lakukan setting seperti pada langkah-langkah sebelumnya.
Dan Klik OK.
Selanjutnya, pada Cell B13, tulis kata Laki-laki. Sedangkan pada Cell B14 tulis kata Perempuan.



Isian Jenis Kelamin sudah kita buatkan aturan penginputannya.

Langkah Ketujuh
Saatnya mencoba Data Validation pada Isian Jenis Kelamin.
Jika anda pilih Cell C5, maka akan muncul petunjuk pengisian (sesuai yang anda tuliskan) dan juga tanda panah kebawah pada ujung cell.



Dan jika kita klik tanda panah kebawah pada ujung cell, maka akan muncul dropdown yang berisi pilihan yang tadi kita ketik pada Cell B13 dan B14.



Dan pengisi form, tinggal memilih salah satunya, masih ada beberapa pilihan Data Validation.



Silahkan dipilih yang sesuai dengan kebutuhan anda.
Selanjutnya, isi tanggal pembatas dengan format tanggal sesuai format komputernya.
Lihat gambar berikut:



Setelah itu Klik OK.
Settingan TAB yang lainnya, sama dengan yang sebelumnya.

Filter

Cara Mengelompokkan Data dengan Filter di Ms Excel 2007

            Memasukkan data setiap harinya kedalam tabel di Ms Excel, tentunya lambat laun data tersebut akan berjumlah sangat banyak. Akibatnya kita akan merasa kesulitan untuk memilah dan memilih serta mengelompokkan data berdasarkan kriteria tertentu. Seperti halnya mengelompokkan data berdasarkan alamat, mengelompokkan data berdasarkan jabatan, mengelompokkan data berdasarkan pendidikan atau lulusan dan sebagainya.

            Anda bisa saja melakukan hal tersebut diatas secara manual, namun pastinya akan memakan waktu yang tidak sebentar dan energi yang tidak sedikit. Malah terkadang karena keterbatasan sebagai manusia, masih saja ada yang tertinggal tidak ikut dikelompokkan.  Untuk mengatasi hal tersebut, Ms Excel terdapat fitur atau fasilitas untuk memfilter data yaitu fasilitas Filter. Dengan menggunakan fasilitas filter tersebut anda bisa saja dengan mudah mengelompokkan data berdasarkan kriteria tertentu dengan mudah dan hasilnya juga lebih akurat. Andapun bisa saja menambahkan data baru pada baris terakhir tanpa harus menampilkan data secara keseluruhan. Cara memfilter data di ms excel bisa anda ikuti langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Blok kepala tabel atau judul kolom yang akan difilter. Pada gambar dibawah ini blok sel A2 sampai E2.

2. Pada ribbon home, group menu editing, klik Short & Filter kemudian pilih Filter. Atau tekan Ctrl+Shift+L.

 

3. Maka pada tiap sel kepala tabel tersebut akan terlihat tanda dropdown. Klik pada salah satu sel drop down tersebut. Dalam hal ini sebagai contoh kita pilih kolom alamat, maka klik tombol drop down pada sel alamat.
4. Pada text filter klik select all untuk menghilangkan semua tanda centang yang ada, kemudian pilih salah satu kategori yang akan anda filter. Sebagai contoh kita pilih Madiun, kemudian klik OK.

5. Maka pada tabel yang nampak hanyalah data yang beralamatkan kota madiun saja, sedangkan data yang lain tidak muncul.

 

Untuk memunculkan semua data ulangi langkah nomor 4 kemudian beri tanda centang pada semua pilihan di text filter dan klik OK. Pada saat data difilter coba perhatikan tanda dropdown pada sel atau kolom yang difilter akan berbeda dengan kolom atau sel yang lain yang tidak difilter.